Procesamiento de Pedidos

El procesamiento de pedidos es el flujo operativo más crítico de tu club. Desde que un miembro hace un pedido hasta que lo retira, cada paso debe ser eficiente, preciso y cumplir con todos los requisitos legales de trazabilidad.

Flujo de Estados de Pedidos

Estados Principales

📋 1. PEDIDO RECIBIDO

• Descripción: El miembro completó su pedido online
• Acciones automáticas:
  • Reserva de stock de los productos
  • Generación de número único de pedido
  • Notificación al equipo de dispensación
• Tiempo típico: Inmediato
• Responsable: Sistema automático

💰 2. ESPERANDO PAGO

• Descripción: Pedido pendiente de confirmación de pago
• Aplica para: Transferencias bancarias y pagos en efectivo
• Acciones necesarias:
  • Verificar comprobante de transferencia
  • Confirmar recepción de pago
  • Marcar como "Pago Confirmado"
• Tiempo límite: 24-48 horas antes de cancelación automática

✅ 3. PAGO CONFIRMADO

• Descripción: Pago verificado y aceptado
• Cambios en sistema:
  • Stock definitivamente asignado al pedido
  • Productos retirados del inventario disponible
  • Pedido pasa a cola de preparación
• Notificación: Al miembro confirmando pago

📦 4. PREPARANDO PEDIDO

• Descripción: Staff armando y empaquetando el pedido
• Proceso:
  • Recolección de productos del inventario
  • Verificación de calidad y peso exacto
  • Empaquetado según estándares del club
  • Etiquetado con información del pedido y miembro
• Tiempo estimado: 30 minutos a 2 horas según complejidad

🎉 5. LISTO PARA RETIRO

• Descripción: Pedido preparado y disponible
• Notificaciones: SMS y email al miembro
• Almacenamiento: En área segura hasta retiro
• Tiempo límite: 7 días antes de reprocesamiento

✅ 6. COMPLETADO

• Descripción: Miembro retiró el pedido exitosamente
• Documentación: Firma de recepción y verificación de identidad
• Reportes: Actualización automática en REPROCANN
• Finalización: Liberación de recursos del sistema

Crear Nuevo Pedido (Flujo de 4 Pasos)

Paso 1: Selección de Cliente

Paso 2: Selección de Productos

Paso 3: Método de Pago y Envío

Paso 4: Confirmación del Pedido

Dashboard de Pedidos

Vista General

📊 Métricas del día:

• Pedidos nuevos: Recibidos en las últimas 24hs
• Pedidos en preparación: Siendo procesados actualmente
• Listos para retiro: Disponibles para entrega
• Completados hoy: Finalizados exitosamente
• Valor total: Revenue del día

⚡ Acciones rápidas:

• Confirmar pagos: Lista de transferencias pendientes
• Preparar siguientes: Cola prioritaria de preparación
• Alertas de vencimiento: Pedidos próximos a cancelarse
• Miembros esperando: Notificaciones de retiro

🔍 Filtros disponibles:

• Por estado: Ver solo pedidos en estado específico
• Por miembro: Buscar pedidos de un socio particular
• Por fecha: Rango temporal de pedidos
• Por valor: Pedidos grandes o pequeños
• Por método de pago: Efectivo, transferencia, etc.

Gestión de Pagos

Métodos de Pago Disponibles

💵 Efectivo al Retirar

• Proceso: Pago directo en el club
• Ventajas: Sin verificaciones previas necesarias
• Desventajas: Requiere cambio disponible
• Estado: Pasa directo a "Preparando Pedido"

🏦 Transferencia Bancaria

• Proceso:
  1. Miembro realiza transferencia al CBU del club
  2. Sube comprobante en la plataforma
  3. Staff verifica la transferencia
  4. Confirma pago manualmente
• Tiempo de verificación: 1-4 horas hábiles
• Ventajas: Trazabilidad completa, sin efectivo físico

📱 MercadoPago

• Proceso: Pago inmediato con tarjeta
• Confirmación: Automática vía webhook
• Estado: Pasa automáticamente a "Pago Confirmado"
• Comisiones: Descontadas automáticamente

💳 Cuenta Corriente (Solo miembros habilitados)

• Requisitos: Límite de crédito aprobado
• Proceso: Débito automático a la cuenta del miembro
• Confirmación: Inmediata si hay saldo disponible
• Liquidación: Mensual o según configuración

Verificación de Pagos

🔍 Proceso de verificación de transferencias:

1. Acceder a lista de pagos pendientes
2. Abrir comprobante subido por el miembro
3. Verificar datos:
   • Monto correcto
   • CBU de destino correcto
   • Fecha de transferencia válida
   • Número de operación único
4. Cotejar con cuenta bancaria (si es posible)
5. Confirmar o rechazar el pago

⚠️ Problemas frecuentes:

• Monto incorrecto: Contactar al miembro para diferencia
• CBU equivocado: Solicitar corrección de transferencia
• Comprobante ilegible: Pedir nueva imagen o foto
• Transferencia duplicada: Verificar si no es un error

Gestión de Cobranzas

📧 Recordatorios automáticos:

• 2 horas: Primer recordatorio suave
• 12 horas: Recordatorio con urgencia media
• 24 horas: Alerta de cancelación próxima
• 36 horas: Último aviso antes de cancelar

📞 Seguimiento personalizado:

• Llamadas: Para montos altos o miembros VIP
• WhatsApp: Recordatorios directos
• Email personalizado: Explicando el proceso
• Extensión de plazo: Para casos especiales

Preparación de Pedidos

Área de Preparación

📦 Setup del espacio:

• Mesa de trabajo: Limpia y organizada
• Balanza calibrada: Para verificar pesos exactos
• Materiales de empaque: Bolsas, frascos, etiquetas
• Lista de pedidos: Ordenada por prioridad
• Sistema de etiquetado: Para identificación clara

🔄 Flujo de trabajo:

1. Tomar siguiente pedido de la cola priorizada
2. Recolectar productos del inventario organizado
3. Verificar calidad visual de cada producto
4. Pesar exactamente cada variante solicitada
5. Empaquetar individualmente cada producto
6. Etiquetar con información del miembro y producto
7. Verificar lista completa antes de marcar como listo

Control de Calidad

👁️ Inspección visual:

• Sin moho: Verificar ausencia de hongos
• Sin insectos: No debe haber plagas
• Estructura correcta: Cogollos bien formados
• Color apropiado: Según la cepa
• Tricomas: Presencia adecuada según madurez

⚖️ Verificación de peso:

• Peso exacto: Según lo solicitado (con tolerancia de ±0.1g)
• Balanza calibrada: Verificación diaria
• Registro de pesaje: Para auditorías
• Compensación: Si hay diferencia menor, agregar producto

📋 Documentación:

• Lote de origen: De qué cosecha proviene
• Fecha de empaque: Cuándo se preparó
• Responsable: Quién preparó el pedido
• Observaciones: Cualquier nota relevante

Empaquetado y Etiquetado

📦 Estándares de empaque:

• Frascos herméticos: Para preservar frescura y aroma
• Bolsas selladas: Para productos pre-molidos
• Etiquetas resistentes: Que no se despeguen fácilmente
• Información completa: Todo lo requerido por ley

🏷️ Información en etiquetas:

• Nombre del producto: Cepa exacta
• Cantidad: Peso neto contenido
• THC/CBD %: Contenido de cannabinoides
• Fecha de empaque: Cuándo se preparó
• Lote: Número de identificación
• Uso medicinal: "Solo uso medicinal"
• Información del club: Datos de contacto

📱 Códigos QR opcionales:

• Trazabilidad: Link a información completa del lote
• Información educativa: Guías de uso del producto
• Feedback: Para calificar el producto después del uso

Gestión de Retiros

Proceso de Entrega

📋 Preparación para retiros:

• Área designada: Espacio privado y seguro
• Pedidos organizados: Por orden de llegada o cita
• Documentación lista: Formularios de entrega
• Sistema de verificación: Para confirmar identidad

🆔 Verificación de identidad:

1. DNI del miembro: Debe coincidir exactamente
2. Foto en sistema: Comparar con persona presente
3. Estado de la cuenta: Verificar que esté activa
4. Autorizaciones: Confirmar que puede retirar

📝 Proceso de entrega:

1. Recibir al miembro en el área designada
2. Verificar identidad con DNI
3. Mostrar productos antes de entregar
4. Confirmar cantidad y calidad con el miembro
5. Procesar pago si es en efectivo
6. Completar documentación de entrega
7. Marcar como completado en el sistema

Documentación de Entregas

📋 Registro obligatorio:

• Fecha y hora: De la entrega exacta
• Miembro receptor: Datos completos
• Productos entregados: Lista detallada
• Cantidad: Peso exacto de cada producto
• Valor: Precio pagado por cada ítem
• Método de pago: Cómo se pagó el pedido
• Personal responsable: Quién hizo la entrega

✍️ Firmas requeridas:

• Miembro: Confirmando recepción conforme
• Staff: Responsable de la entrega
• Testigo: Opcional, para casos especiales

Situaciones Especiales

🚫 Retiro denegado:

• REPROCANN vencido: No se puede entregar
• Estado de cuenta suspendido: Resolver primero
• Identidad no confirmada: DNI no coincide
• Persona no autorizada: Solo el titular puede retirar

⏰ Retiros fuera de horario:

• Citas programadas: Para casos especiales
• Emergencias médicas: Protocolo específico
• Miembros VIP: Flexibilidad adicional
• Coordinación previa: Siempre requerida

Trazabilidad y Compliance

Registro REPROCANN

📊 Reportes automáticos:

• Dispensaciones diarias: Enviadas automáticamente
• Información por miembro: Código de vinculación incluido
• Productos dispensados: Detalles completos
• Cantidades exactas: Peso y concentraciones

🔄 Sincronización:

• Tiempo real: Al completar cada pedido
• Backup diario: Asegura que no se pierda información
• Verificación cruzada: Cotejo con sistema oficial
• Alertas de errores: Si falla la sincronización

Auditoría Interna

📋 Registros mantenidos:

• Cadena de custodia: Desde cultivo hasta entrega
• Inventario perpetuo: Movimientos de stock en tiempo real
• Trazabilidad por lote: Historia completa de cada producto
• Documentación de calidad: Testing y verificaciones

🔍 Revisiones periódicas:

• Conciliación de inventario: Físico vs sistema
• Verificación de entregas: Documentación completa
• Auditoría de pagos: Cotejo con registros bancarios
• Compliance check: Adherencia a normativas

Métricas y KPIs

Indicadores Operativos

⏱️ Tiempo de procesamiento:

• Recepción a preparación: Meta < 2 horas
• Preparación completa: Meta < 1 hora
• Tiempo total: Recepción a listo para retiro
• Tiempo de retiro: Desde llegada del miembro hasta entrega

📊 Eficiencia:

• Pedidos procesados por hora: Capacidad del equipo
• Errores de preparación: % de pedidos con problemas
• Devoluciones: Productos devueltos por calidad
• Satisfacción: Rating promedio de los miembros

💰 Métricas financieras:

• Valor promedio por pedido: Ticket medio
• Método de pago preferido: Distribución por tipo
• Tiempo de cobranza: Desde pedido hasta pago confirmado
• Pedidos cancelados: Por problemas de pago

Análisis de Tendencias

📈 Patrones de demanda:

• Horarios pico: Cuándo llegan más pedidos
• Días más activos: Patrones semanales
• Productos más populares: Por volumen y frecuencia
• Estacionalidad: Variaciones según época del año

🎯 Segmentación:

• Por tipo de miembro: VIP vs básico
• Por condición médica: Preferencias según diagnóstico
• Por ubicación: Patrones geográficos
• Por antigüedad: Nuevos vs veteranos

Optimización de Procesos

Automatización

🤖 Procesos automatizados:

• Confirmación de pagos: MercadoPago automático
• Notificaciones: SMS y email por estado
• Reportes REPROCANN: Envío sin intervención manual
• Alertas de stock: Cuando productos se agotan

📱 Herramientas digitales:

• App para staff: Gestión desde dispositivos móviles
• Scanner de códigos: Para identificación rápida
• Balanzas conectadas: Registro automático de pesos
• Impresión de etiquetas: Automatizada desde el sistema

Mejores Prácticas

🎯 Eficiencia operativa:

• Organizar por prioridad: VIP y urgentes primero
• Preparación en lotes: Múltiples pedidos similares
• Stock pre-pesado: Cantidades comunes ya preparadas
• Turnos coordinados: Para evitar cuellos de botella

🔐 Seguridad y compliance:

• Verificar siempre identidad: Sin excepciones
• Documentar todo: Para auditorías externas
• Mantener trazabilidad: Desde origen hasta entrega
• Seguir protocolos: Adherencia estricta a procedimientos

😊 Experiencia del miembro:

• Comunicación proactiva: Notificar cambios de estado
• Flexibilidad en horarios: Cuando sea posible
• Calidad consistente: Mismo estándar en cada entrega
• Resolución rápida: De problemas o reclamos

Próximos Pasos

Con el procesamiento de pedidos optimizado:

1. Reportes y Analytics - Análisis de performance
2. Configuración del Club - Personalizar operaciones
3. Gestión de Miembros - Volver a gestión de socios