Cómo Gestionar tus Miembros
Esta guía cubre el ciclo completo de un miembro desde la perspectiva del admin: las dos vías de ingreso, los 7 estados posibles, el proceso de aprobación, la gestión de REPROCANN y las herramientas disponibles.
Dos Caminos de Ingreso
Un miembro puede entrar al club por dos vías:
Vía 1: Registro autónomo
El miembro se registra desde la app, completa el onboarding y queda en estado IN_REVIEW esperando aprobación.
Vía 2: Alta manual por admin
El admin crea al miembro directamente desde el panel. Útil para migrar socios existentes o registrar presencialmente.
Alta Manual: Paso a Paso
Desde Miembros > Nuevo, el admin completa 3 pasos:
Paso 1: Información Personal
Campos: nombre, apellido, email, DNI, dirección, tipo de membresía.
Paso 2: Historial Médico
Campos: código REPROCANN, contacto de emergencia, alergias, enfermedades, medicamentos, diagnósticos.
Paso 3: Foto de Perfil
Subí una imagen PNG o JPG (máx. 10MB). Se usa para verificación de identidad en retiros.
Con qué estado nace el miembro
Al dar de alta a mano elegís su membresía y si está paga. Si la marcás como pagada, el miembro se crea directamente en ACTIVE; si no, se crea en DEBTOR y no puede dispensar hasta que regularices.
Estados y Transiciones
El sistema maneja 7 estados con permisos específicos:
Estados del Miembro
Invitado
Invitación enviada, el miembro aún no se registró.
El recorrido habitual
| Desde | Hacia | Cuándo |
|---|---|---|
| INVITED | IN_REVIEW | El miembro completa el onboarding |
| IN_REVIEW | APPROVED | El admin aprueba la solicitud |
| APPROVED | IN_PROGRESS | El miembro arranca la activación |
| IN_PROGRESS | ACTIVE | Terminó todos los pasos |
| ACTIVE | DEBTOR | Quedó impaga la cuota |
| DEBTOR | ACTIVE | Regularizó el pago |
| ACTIVE | INACTIVE | Suspensión o baja |
El estado lo movés vos
Cannahub no fuerza este recorrido ni lo automatiza: desde Cambiar estado el admin puede pasar a cualquiera de los siete estados, en cualquier momento. La tabla de arriba es el camino recomendado, no una restricción del sistema. La única asignación automática ocurre en el alta manual: si cargás la membresía como pagada, el miembro nace ACTIVE; si no, nace DEBTOR.
Esto tiene una consecuencia práctica: revisar los vencimientos es trabajo del equipo. Ni una cuota impaga ni un REPROCANN vencido cambian el estado solos. Para no depender de la memoria, el panel de Cumplimiento concentra los vencimientos próximos y las alertas activas.
Aprobación y Revisión
Cuando un miembro queda en IN_REVIEW, el admin debe revisarlo:
Qué revisar
- Datos personales: Nombre, DNI, dirección completos y coherentes
- Documentación: Fotos de DNI legibles (si se solicitó)
- REPROCANN: Si declaró tenerlo, verificar que el código sea válido
- Historial médico: Si hay información médica relevante
Acciones disponibles
Desde el menú desplegable de cada miembro:
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Ver | Abre el perfil completo del miembro |
| Editar | Permite modificar datos |
| Aprobar | Cambia estado a APPROVED, el miembro avanza |
| Rechazar | Se le notifica con motivo |
| Dispensar | Crear pedido directo para este miembro |
| Cambiar Estado | Modificar estado manualmente |
| Membresía | Cambiar nivel de membresía |
Gestión de REPROCANN
El REPROCANN es el registro del Programa de Cannabis del Ministerio de Salud. Cada miembro necesita un código vigente para acceder al dispensario.
Cómo se lee un vencimiento
Un REPROCANN entra en la lista de vencimientos próximos 60 días antes de expirar, y sigue apareciendo hasta 30 días después de vencido. Según los días que le queden, se muestra con uno de estos cuatro estados:
| Estado | Días restantes | Qué hacer |
|---|---|---|
| Vigente | Más de 30 | Nada |
| Atención | Entre 16 y 30 | Avisarle al miembro que arranque la renovación |
| Crítico | Entre 0 y 15 | Seguimiento activo: confirmar que el trámite está en curso |
| Vencido | Ya expiró | No puede dispensar. Resolver antes del próximo pedido |
La lista se filtra por esos mismos rangos —Vencidos, menos de 15 días, 15–30, 31–60— desde el panel de Cumplimiento, que es donde conviene hacer la revisión semanal.
Renovación
- El miembro agenda una consulta médica de control
- El profesional emite la nueva prescripción
- Se tramita la renovación ante REPROCANN
- Al llegar el código nuevo, se actualiza en el expediente del miembro
- Si lo habías pasado a INACTIVE, lo devolvés a ACTIVE a mano
Vistas y Herramientas
Vistas de lista
Dos modos de visualización:
- Grilla: Tarjetas con foto, nombre, estado y membresía. Ideal para equipos chicos.
- Tabla: Vista tabular con más columnas. Mejor para volumen alto.
Filtros disponibles
Filtrá miembros por: estado, fecha de registro, tipo de membresía, zona geográfica, médico asignado, vencimiento REPROCANN.
Detalle del miembro
El perfil completo muestra:
- Datos personales y de contacto
- Estado actual y historial de estados
- Membresía y estado de pago
- Historial de pedidos
- Documentación médica (acceso según rol)
- Actividad reciente
- Notas del admin
Credencial de socio
Cada miembro tiene una credencial de socio descargable con su nombre, su estado (activo / inactivo), su nivel de membresía, la fecha de vencimiento y un código QR. Es lo que el equipo escanea al entregar un pedido para identificarlo sin buscarlo a mano.
Documentación médica
El expediente de cada miembro guarda su historia clínica, las prescripciones vigentes, los estudios que haya cargado y la evolución del tratamiento. No todo el mundo ve lo mismo:
| Rol | Qué ve del expediente |
|---|---|
| Personal médico | El expediente completo |
| Administradores | Lo necesario para operar: REPROCANN, vencimientos, estado |
| El propio miembro | Solo su historial |
Es información sensible
Los datos de salud son la categoría de dato personal con mayor protección. Accedé solo a lo que necesitás para la tarea que estás haciendo, y no lo compartas por canales informales. El registro de auditoría deja constancia de quién consultó qué.
Casos que se salen del molde
| Caso | Cómo tratarlo |
|---|---|
| El miembro es profesional médico | Validá la matrícula antes de aprobarlo; el alta habilita permisos distintos |
| Paciente derivado por un médico del club | Verificá la referencia y dejá nota en el expediente para el seguimiento |
| Reincorporación de un ex socio | Revisá el historial anterior y pedí la documentación actualizada; no reutilices el REPROCANN viejo |
Resumen de Responsabilidades
| Tarea | Frecuencia | Objetivo |
|---|---|---|
| Revisar solicitudes IN_REVIEW | Diaria | Aprobar en 24-48hs |
| Monitorear vencimientos REPROCANN | Semanal | Prevenir suspensiones |
| Gestionar DEBTORS | Semanal | Regularizar pagos |
| Actualizar documentación | Según necesidad | Mantener compliance |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto puedo tardar en aprobar una solicitud?
El estándar razonable es 24 a 48 horas hábiles. Un caso complejo puede llevar más, pero avisale al solicitante: la espera sin noticias es el principal motivo de abandono en el registro.
¿Puedo aprobar a alguien que todavía no tiene REPROCANN?
Sí, y es un caso previsto: el onboarding tiene una rama completa para quien no lo tiene, que incluye la consulta médica. Podés aprobarlo para que avance, pero no va a poder dispensar hasta tener el código cargado y vigente.
¿Un miembro deudor pasa solo a activo cuando paga?
No. Ningún cambio de estado es automático salvo el del alta manual. Cuando regulariza, alguien del equipo tiene que pasarlo a ACTIVE desde Cambiar estado.
¿Qué hago si un miembro perdió su documentación?
Puede volver a subirla desde su perfil. Si lo que perdió es el REPROCANN, el duplicado se gestiona ante el organismo oficial: el club solo carga el código nuevo cuando lo tiene.
¿Puedo delegar las aprobaciones en el equipo?
Sí, según el rol que le des a cada persona. Secretaría suele manejar las aprobaciones de rutina y derivar a administración los casos que requieren criterio.